MATERI 3 - PEMETAAN PROSES BISNIS

March 18, 2020  

1. Tahapan Utama Pemetaan Proses Bisnis

2. Manfaat Proses Bisnis

• Untuk memahami bagaimana proses bisnis organisasi yang baku untuk mencapai misi dan  tujuan-tujuannya, melalui aliran informasi diantara aktivitas-aktivitas yang diperlukan dalam  rangka menciptakan nilai tambah bagi stakeholders kuncinya. Dengan adanya pemahaman ini,  setiap individu/unit kerja dapat melihat peran dan kontribusi yang diberikannya dalam mata  rantai proses bisnis organisasi secara keseluruhan.
• Untuk mengidentifikasi dan melakukan penilaian secara komprehensif dan terpadu bagian-  bagian proses atau aktivitas yang memberi atau tidak memberi nilai tambah bagi organisasi
• Untuk merumuskan penyempurnaan-penyempurnaan (continous improvement) terhadap jalannya  proses bisnis organisasi

3. Manfaat memiliki proses bisnis yang tertata rapi dan terstandarisasi.

• Memahami rantai nilai organisasi
• Menghindari salah pengertian atau mispersepsi
• Memastikan adanya konsistensi
• Mempercepat proses pengambilan keputusan secara akurat
• Membantu koordinasi antar fungsi kerja dan/atau  tim kerja
• Membantu membakukan rangkaian proses atau  aktivitas
• Mendapatkan pijakan untuk melakukan perbaikan berikutnya.

4. Prinsip Pemetaan Proses Bisnis

5. Metode Pemetaan Proses Bisnis

6. Definisi Peran/Akuntabilitas

• Peran APPROVAL (A) diartikan sebagai pihak yang mempunyai hak untuk  memutuskan atau memveto, memberi persetujuan atau menerima laporan  pertanggung jawaban terhadap status kemajuan pelaksanaan suatu proses bisnis.
• Peran RESPONSIBLE (R) diartikan sebagai pihak yang mengeksekusi suatu proses  bisnis
• Peran SUPPORT (S) diartikan sebagai pihak yang wajib menyediakan sumber daya  fisik dan material untuk menunjang terwujudnya peran A, R, S (lainnya), C, dan I
• Peran CONSULT (C) diartikan sebagai pihak yang wajib mendukung dengan  keahlian/kompetensi teknis tertentu dan terjadi hubungan komunikasi dua arah  dengan pihak yang dibantu.
• Peran INFORMED (I) diartikan sebagai pihak yang membutuhkan atau menggunakan  hasil suatu proses bisnis
• Peran JOINT RESPONSIBILITY (JR) diartikan sebagai pihak-pihak yang  mengerjakan/mengeksekusi suatu sub-proses bisnis atau sub-sub proses bisnis.

7. Hal yang harus DILAKUKAN dan DIHINDARI

A. DILAKUKAN

• Ada dukungan formil dari Direksi.
• Ada metodologi yang dikembangkan untuk  digunakan dalam pemetaan prosbis.
• Ada sosialisasi atas metodologi pemetaan prosbis yang dilakukan kepada tim, narasumber, dan unit kerja yang akan dipetakan prosbis-nya.
• Pada saat pemetaan business prosbis : libatkan process owner.
• Lakukan proyek perbaikan proses bisnissecara berkala.
• Lakukan tinjauan setiap 2 sd 3 tahun sekali untuk mereview proses bisnis dengan mempertimbangkan kebutuhan dan dinamika usaha perusahaan.
• Integrasikan hasil pemetaan prosbis dengan  sistem manajemen perusahaan lainnya.

B. DIHINDARI

• Sedikit dukungan formil dari Direksi.
• Tidak ada metodologi & sosialisasi atas metodologi pemetaan prosbis yang digunakan.
• Pada saat pemetaan prosbis : personil yang  terlibat kurang fokus & kurang aktif (keluar  masuk ruang FGD, asyik dengan gadget, curhat,  dsb) dan kurang menghargai diskusi yang sudah  berjalan dan dihasilkan.
• Saat pemetaan prosbis : terlalu merinci aktivitas, bukan proses yang diperlukan.
• Bagian yang paling atom atau sub-proses bisnis  tidak dibuatkan kamus-nya.
• Copy-paste hasil pemetaan prosbis unit kerja  lain untuk digunakan pada suatu unit kerja yang  serumpun tanpa mendalami kekhasan unit  kerja terkait. Jangan sekedar copy-paste  benchmark perusahaan lain, tanpa memahami  konteks dan budaya organisasi terkait serta  tantangan strategis organisasinya.
• Ketiadaaan upaya konkrit perbaikan berkelanjutan kemampuan proses bisnis: misal  standarisasi proses bisnis (quality, biaya, waktu).