Penerapan Analisis Proses Bisnis - Tokopedia

Penerapan Analisis Proses Bisnis - Tokopedia

March 24, 2020  

Untuk teman-teman yang ingin melihat materi Penerapan APB pada perusahaan Start Up Tokopedia, kalian bisa melihat file Powerpointnya dengan link dibawah ini .

http://bit.ly/AnalisisTokopediaUPNVJ

Dan jika kalian ingin melihat presentasinya, silahkan klik link dibawah ini

https://youtu.be/QNc_N1tRaMA

Terima Kasih.

Continue Reading

MATERI 3 - PEMETAAN PROSES BISNIS

MATERI 3 - PEMETAAN PROSES BISNIS

March 18, 2020  

1. Tahapan Utama Pemetaan Proses Bisnis

2. Manfaat Proses Bisnis

• Untuk memahami bagaimana proses bisnis organisasi yang baku untuk mencapai misi dan  tujuan-tujuannya, melalui aliran informasi diantara aktivitas-aktivitas yang diperlukan dalam  rangka menciptakan nilai tambah bagi stakeholders kuncinya. Dengan adanya pemahaman ini,  setiap individu/unit kerja dapat melihat peran dan kontribusi yang diberikannya dalam mata  rantai proses bisnis organisasi secara keseluruhan.
• Untuk mengidentifikasi dan melakukan penilaian secara komprehensif dan terpadu bagian-  bagian proses atau aktivitas yang memberi atau tidak memberi nilai tambah bagi organisasi
• Untuk merumuskan penyempurnaan-penyempurnaan (continous improvement) terhadap jalannya  proses bisnis organisasi

3. Manfaat memiliki proses bisnis yang tertata rapi dan terstandarisasi.

• Memahami rantai nilai organisasi
• Menghindari salah pengertian atau mispersepsi
• Memastikan adanya konsistensi
• Mempercepat proses pengambilan keputusan secara akurat
• Membantu koordinasi antar fungsi kerja dan/atau  tim kerja
• Membantu membakukan rangkaian proses atau  aktivitas
• Mendapatkan pijakan untuk melakukan perbaikan berikutnya.

4. Prinsip Pemetaan Proses Bisnis

5. Metode Pemetaan Proses Bisnis

6. Definisi Peran/Akuntabilitas

• Peran APPROVAL (A) diartikan sebagai pihak yang mempunyai hak untuk  memutuskan atau memveto, memberi persetujuan atau menerima laporan  pertanggung jawaban terhadap status kemajuan pelaksanaan suatu proses bisnis.
• Peran RESPONSIBLE (R) diartikan sebagai pihak yang mengeksekusi suatu proses  bisnis
• Peran SUPPORT (S) diartikan sebagai pihak yang wajib menyediakan sumber daya  fisik dan material untuk menunjang terwujudnya peran A, R, S (lainnya), C, dan I
• Peran CONSULT (C) diartikan sebagai pihak yang wajib mendukung dengan  keahlian/kompetensi teknis tertentu dan terjadi hubungan komunikasi dua arah  dengan pihak yang dibantu.
• Peran INFORMED (I) diartikan sebagai pihak yang membutuhkan atau menggunakan  hasil suatu proses bisnis
• Peran JOINT RESPONSIBILITY (JR) diartikan sebagai pihak-pihak yang  mengerjakan/mengeksekusi suatu sub-proses bisnis atau sub-sub proses bisnis.

7. Hal yang harus DILAKUKAN dan DIHINDARI

A. DILAKUKAN

• Ada dukungan formil dari Direksi.
• Ada metodologi yang dikembangkan untuk  digunakan dalam pemetaan prosbis.
• Ada sosialisasi atas metodologi pemetaan prosbis yang dilakukan kepada tim, narasumber, dan unit kerja yang akan dipetakan prosbis-nya.
• Pada saat pemetaan business prosbis : libatkan process owner.
• Lakukan proyek perbaikan proses bisnissecara berkala.
• Lakukan tinjauan setiap 2 sd 3 tahun sekali untuk mereview proses bisnis dengan mempertimbangkan kebutuhan dan dinamika usaha perusahaan.
• Integrasikan hasil pemetaan prosbis dengan  sistem manajemen perusahaan lainnya.

B. DIHINDARI

• Sedikit dukungan formil dari Direksi.
• Tidak ada metodologi & sosialisasi atas metodologi pemetaan prosbis yang digunakan.
• Pada saat pemetaan prosbis : personil yang  terlibat kurang fokus & kurang aktif (keluar  masuk ruang FGD, asyik dengan gadget, curhat,  dsb) dan kurang menghargai diskusi yang sudah  berjalan dan dihasilkan.
• Saat pemetaan prosbis : terlalu merinci aktivitas, bukan proses yang diperlukan.
• Bagian yang paling atom atau sub-proses bisnis  tidak dibuatkan kamus-nya.
• Copy-paste hasil pemetaan prosbis unit kerja  lain untuk digunakan pada suatu unit kerja yang  serumpun tanpa mendalami kekhasan unit  kerja terkait. Jangan sekedar copy-paste  benchmark perusahaan lain, tanpa memahami  konteks dan budaya organisasi terkait serta  tantangan strategis organisasinya.
• Ketiadaaan upaya konkrit perbaikan berkelanjutan kemampuan proses bisnis: misal  standarisasi proses bisnis (quality, biaya, waktu).

Continue Reading

MATERI 2 - ANALISIS PROSES BISNIS

MATERI 2 - ANALISIS PROSES BISNIS

March 18, 2020  

A. Pengertian Analisa Proses Bisnis

Analisa proses bisnis adalah kajian dan evaluasi yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan

proses bisnis Perusahaan untuk mengidentifikasikan dampak dari kegiatan tersebut dalam

menciptakan nilai atau menambah nilai terhadap bisnis perusahaan.

Dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis ada 3 tahap besar yaitu:

1. Identifikasi Value Chain

Pada tahap ini dilakukan identifikasi kegiatan-kegiatan pada setiap fungsi perusahaan yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. Kegiatan-kegiatan ini merupakan rangkaian kegiatan yang secara bersama akan membentuk suatu kombinasi proses yang dapat memberikan nilai tambah bagi proses bisnis perusahaan. 

2. Tahap Analisa Setiap Kegiatan Dalam Proses Bisnis

Analisa terhadap setiap kegiatan dalam proses bisnis perusahaan dari segi waktu, bottlenecks, biaya untuk mengidentifikasikan dampak setiap kegiatan dalam menciptakan atau menambah nilai bisnis Perusahaan Dalam tahap analisa proses bisnis ini juga dilakukan identifikasi peluang-peluang untuk melakukan perbaikan dan perancangan ulang proses bisnis agar proses bisnis lebih efisien.

3. Tahap Perancangan Proses Bisnis Yang Baru

Perancangan Proses bisnis yang baru dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam menambah nilai proses bisnis perusahaan. Hasil rancangan baru proses bisnis kemudian diimplementasikan dan dilakukan review.

B. Alasan Organisasi Melakukan Analisa Proses Bisnis

Sebagaimana dijelaskan dalam pengertian analisa proses bisnis dan hubungan antara analisa proses bisnis dengan rekayasa ulang proses bisnis, maka alasan suatu perusahaan dalam melakukan analisa proses bisnis sangatlah tergantung pada alasan Perusahaan melakukan rekayasa ulang proses bisnis yaitu:

1. Untuk memperkuat posisi Perusahaan

2. Untuk mengantisipasi masalah

3. Untuk mengatasi kelemahan Perusahaan

C. Spesifikasi untuk suksesnya Analisa Proses Bisnis

Analisa proses bisnis yang sukses harus mengandung spesifikasi sebagai berikut:

1. Analisa proses bisnis harus dimulai dengan mengembangkan suatu pernyataan yang jelas mengenai tujuan dan strategi perusahaan

2. Pertimbangan untuk memberikan kepuasan pada konsumen sebagai tujuan dibelakang tujuan dan strategi perusahaan

3 Menitik beratkan pada proses bisnis diatas fungsi bisnis dan menselaraskan antara proses dan tujuan perusahaan

4. Identifikasikan proses nilai tambah dan proses pendukungnya yang akan memberikan kontribusi terhadap nilai.

5. Menggunakan tehnik dan alat manajemen yang tersedia dan yang sudah proven dengan sebaik-baiknya untuk memastikan kualitas dari informasi yang digunakan dan deliverables-nya.

6. Memberikan analisa terhadap operasi yang sedang berjalan dan mengidentifikasi proses yang tidak memberikan nilai tambah

7. Mengembangkan terobosan baru bagi suatu kerangka berpikir dan visi yang berani untuk melakukan perubahan yang radikal daripada melakukan perubahan yang bertahap

8. Mempertimbangkan solusi dimana karyawan dikembangkan dan diperkuat dan teknologi sebagai dasar untuk mengimplementasikan perubahan.

9. Menyajikan suatu masalah bisnis secara lengkap dan memberikan informasi dan argumen yang meyakinkan untuk pengambilan keputusan.

10. Mengembangkan suatu rencana implementasi yang dapat dilakukan yang berisi spesifikasi tugas, sumber daya jangka waktu dan persetujuan.

D. Analisa Proses Bisnis - Strategis

Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis yang bersifat taktis atau disebut juga analisa dan rekayasa ulang operasional bersifat lebih praktis dan dengan cara yang cepat namun tetap harus mendukung terhadap strategi bisnis. Analisa proses bisnis operasional lebih sederhana dan praktis yang mana dapat dilakukan oleh manajer pada semua tingkatan.

Langkah-langkah penting dalam melakukan analisa proses bisnis strategis:

1. Identifikasi proses inti operasional dan managerial dengan hasil suatu map proses tingkat tinggi (high level process map).

2. Proses ini dievaluasi dalam hal dampaknya terhadap pelanggan, tingkat kesuksesannya dan feasible atau tidaknya bila dilakukan perancangan ulang dalam suatu jangka waktu tertentu.

3. Mengembangkan suatu visi bagaimana suatu organisasi beroperasi dimasa yang akan datang serta menentukan satu atau dua proses inti lainnya yang mendapat prioritas untuk dilakukannya perancangan ulang.

E. Analisa Proses Bisnis -  Taktis

Analisa proses bisnis yang bersifat taktis dilakukan pada tingkat operasional

Perusahaan yang lebih terfokus pada masalah masalah konkrit dan riil seperti creative organization redesign dan change management, tidak terfokus pada hal yang abstrak

seperti strategi, sifat bisnis dan proses inti.

Faktor kritis untuk suksesnya analisa proses bisnis yang bersifat taktis adalah:

1. Mengetahui secara jelas situasi bisnis dimana suatu organisasi berada dan masalah yang dihadapi.

2. Apa yang bisa menambah nilai pada bisnis

3. Apa yang mempengaruhi hirarki manajemen

4. Bagaimana melakukan diagnosa terhadap bisnis operasi kita

5. Bagaimana menggunakan teknik dan peralatan yang sangat esensial

6. Bagaimana secara sukses dapat memanage perubahan.

Continue Reading

MATERI 1 - MANUSIA, ORGANISASI DAN PROSES BISNIS

MATERI 1 - MANUSIA, ORGANISASI DAN PROSES BISNIS

March 18, 2020  

1. Manusia dan Organisasi

• Manusia merupakan penggerak utama dalam kehidupan organisasi.
• Selain menjadi penggerak (subjek) yang menjalankan organisasi, manusia juga sebagai objek yang harus dikelola agar organisasi bisa berfungsi sebagaimana mestinya.
• Organisasi yang dijalankan pasti memiliki visi, misi, tujuan dan sasaran yang ingin dicapai.
• Oleh karenanya, dalam menjalankan roda organisasi para pengelola memerlukan manajemen sebagai proses agar visi, misi, tujuan dan sasaran dapat dicapai.

2. Organisasi

Stephen F. Robbins:

Organisasi adalah unit sosial yang sengaja didirikan untuk jangka waktu yang relatif lama, beranggotakan dua orang atau lebih yang bekerja bersama-sama dan terkoordinasi, mempunyai pola kerja tertentu yang terstruktur, serta didirikan untuk mencapai tujuan bersama atau satu set tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Dari pengertian yang diungkapkan oleh pakar organisasi, maka dapat disimpulkan bahwa organisasi memiliki ciri-ciri:

1. Sebagai unit/entitas sosial

2. Beranggotakan minimal dua orang 

3. Berpola kerja yang terstruktur

4. Memiliki tujuan yang ingin dicapai, dan

5. Memiliki identitas diri.

3. Dimensi Organisasi

Dalam penerapannya, organisasi memiliki karakter yang dapat dipahami melalui 2 dimensi, yaitu:

1. Dimensi Struktural, dan

2. Dimensi Kontekstual.

A. Dimensi Struktural

Dimensi struktural adalah karakter organisasi yang bersumber pada sisi internal organisasi, seperti tingkat formalitas organisasi, standardisasi pekerjaan, kompleksitas organisasi, hierarki organisasi, dan sebagainya.

Elemen-elemen tersebut di atas merupakan determinan karakteristik organisasi dan menjadi dasar untuk menilai sosok (construct) organisasi, serta membandingkan satu organisasi dengan organisasi lainnya.

B. Dimensi Kontekstual

Dimensi kontekstual merupakan karakteristik organisasi secara menyeluruh yang ditentukan oleh ukuran besar/kecilnya) organisasi, teknologi yang digunakan, lingkungan organisasi, tujuan, dan budayanya.

Dimensi kontekstual menjadi faktor penentu bagi keberadaan sebuah organisasi secara menyeluruh dan berpengaruh terhadap dimensi struktural organisasi.

INDIKATOR DIMENSI STRUKTURAL DAN KONTEKSTUAL

4. Konsep Dasar Proses Bisnis

• Proses bisnis merupakan elemen utama fungsi bisnis dalam suatu organisasi.
• Proses bisnis melibatkan berbagai pihak yang berkepentingan dan membutuhkan sumber daya.
• Pengelolaan proses bisnis yang tepat dapat meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.

5. Pengertian Proses Bisnis

Proses merupakan rangkaian aktivitas yang mengubah input menjadi output yang bernilai tambah, sedangkan proses bisnis adalah kebijakan, struktur organisasi, sumber daya dan aktivitas yang berjalan teratur pada sebuah organisasi.

6. Karakteristik Proses Bisnis

Karakteristik proses bisnis meliputi:

• Definitif : artinya bahwa proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.
• Urutan : proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.
• Pelanggan : proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.
• Nilai tambah : transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.
• Keterkaitan : suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.
• Fungsi silang : suatu proses umumnya (walaupun tidak harus mencakup beberapa fungsi.

7. Unsur Proses Bisnis

Hammer, 2015.

Proses bisnis terdiri atas:

• Proses Inti (core process):

yaitu suatu proses yang menambah nilai (value) bagi pelanggan eksternal sehingga penting bagi bisnis.

Prosen inti ini meliputi :

A. Transactional process: suatu proses yang sangat terstruktur dan transaksional seperti pemenuhan pesanan, pengadaan, pelayanan pelanggan, dan lain-lain;

B. Development process: proses yang sangat kreatif seperti pengembangan produk, menciptakan permintaan, dan lain-lain.

• Proses Pendukung (enabling/support process):

Yaitu suatu proses yang menciptakan nilai bagi pelanggan internal, contohnya adalah mempekerjakan sampai memberhentikan karyawan, pengembangan sistem informasi, dan pelaporan keuangan. Proses-prosesini menciptakan nilai bagi pelanggan karena secara definisi bahwa sebuah proses harus memiliki pelanggan, tetapi pelanggan dari proses-proses ini adalah dari dalam organisasi sendiri.

• Proses Tata Kelola (governing process): 

Yaitu suatu proses manajemen yang menjalankan organisasi, misalnya perencanaan strategis, manajemen risiko dan manajemen kinerja. Manajemen proses ini disebut proses tata kelola.

8. Pemanfaatan Pengelolaan Proses Bisnis

Pengelolaan proses bisnis yang

tepat akan memberikan manfaat

sebagai berikut:

1. Untuk memahami bagaimana proses bisnis dapat mencapai visi, misi dan tujuan melalui aliran informasi diantara aktivitas aktivitas diperlukan dalam rangka menciptakan nilai tambah bagi stakeholders, sehingga setiap individu/unit kerja dapat melihat peran dan kontribusi yang diberikannya dalam mata rantai proses bisnis secara keseluruhan.

2. Untuk mengidentifikasi dan melakukan penilaian secara komprehensif dan terpadu bagian-bagian proses atau aktivitas yang memberi atau tidak memberi nilai tambah bagi organisasi.

3. Untuk merumuskan penyempurnaan-penyempurnaan (continous improvement) terhadap jalannya proses bisnis organisasi.

Continue Reading